学生学籍档案管理暂行办法

2024-07-02 15:21:54

第一章  总  则

第一条  学生档案是学生从录取入院到毕业期间所形成的各种文件材料，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业生档案的转递、管理等工作。为适应学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学籍档案在学生管理工作的作用，特制定本办法。

第二条  本办法所称的学籍档案是指全日制在校生的个人档案，内容包括学生在各学习阶段中形成的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种登记表格，奖惩记录，党、团组织等资料。

第三条  按照集中统一管理档案的原则，我院的学生学籍档案由各系部进行集中保管，应指定专人负责有关学生档案资料的收集、管理，学生毕业离校时统一移交学生处。

第二章  学生档案整理及管理要求

第四条  凡按规定应由个人填写的档案材料，本人必须如实填写。

第五条 凡按规定应由个人填写的档案材料，在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不经批准不得擅自更改。

第六条 归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写，不能使用复印件。

第七条  归档材料在移交时应是完整的，内容不完整或有缺损的材料不归入档案。归档时要附带档案材料目录。

第八条  对失去保存价值的学生档案，由学生处造册报主管院领导批准，予以销毁，未经鉴定和同意不得销毁任何档案。

第九条  学生档案管理人员要经常检查学生档案，防止火烧、虫咬、水湿、磨损、丢失、混乱等现象。

第十条  各系部学生档案管理人员应相对稳定，工作中要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。档案管理人员如发生工作变动，应及时做好档案的交接手续。

第十一条  学生档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理，据实立档，据实用档，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。

第十二条  学生档案保管范围：在籍、休学、停学、保留入学资格学生的档案、因各种原因滞留在校的毕业生档案；退学、开除学籍、死亡学生的档案根据学籍异动情况，由学生处统一负责处理。

第三章  学生档案归档内容及接收办法

第十三条  学生档案归档内容

1.高考档案：高中（含中专）毕业生登记表、入团（党）材料、高考志愿表、高考体检表、准考证、录取通知书等；

2.中考档案：中考考生登记表；

3.新生入学体检表；

4.学生在校期间的各种奖惩材料：院级及以上奖励（含奖学金及各类先进个人）等；处分为警告以上（含警告）；

5.学生在校期间党团籍材料：包括入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子材料、思想汇报、外调材料和转正申请等；

6.学生学籍变动材料：包括学生转专业、休学、停学、退学、复学的有关申请材料及文件；

7.毕业生档案材料：包括高校毕业生登记表、学习成绩单、综合素质考评档案等；

8.其它相关材料。

第十四条  所有归档材料，均由所在系部负责整理、审定内容是否齐全、真实，并按照“以班为单位，以学号为顺序”的移交方式（以下简称：移交方式），在毕业生毕业前（六月中旬）向学生处移交，并办理交接手续。

第十五条  新生档案的接收程序：

1.新生报到时，将个人的高中（或中专）、初中学籍档案交所在系部；入学后，招生办负责将新生高考录取电子档案转至各系部。

2.各系部接收到新生档案后，更换学院统一印制的档案袋，按照班级、学号的顺序对新生档案资料进行审核、整理、编号。建档工作完成后，按规定的移交方式将全部档案移交系部的档案室交专人进行保管，并填写移交材料清单；

3. 新生的团组织关系材料由各系团总支负责接收、审定、保存，各系团总支书记对本系团员档案整理、汇总各项数据后，于每学期开学第一个月报院团委备案；

4.新生中党员的入党材料由学院党委组织部门负责接收、审定。

第十六条  学生在校期间归档材料的接收

1.入学登记表、毕业生登记表、综合素质考评档案、学生违纪处分决定书、奖学金登记表、各种评优奖惩等材料由各系部负责整理、学生处审核后统一归档；

2.学生在校期间的成绩及相关材料由教务处负责审定后，各系部统一归档；

3.其它经学院审定认为有必要归档的材料由相关部门负责整理后，系部统一归档；

4.以上归档材料需加盖学院或部门公章。

第四章  毕业生档案归档内容及接收办法

第十七条  毕业生的档案材料是用人单位选拔毕业生的重要依据，为把毕业生档案及时转递到用人单位，各系部务必于每年毕业生毕业前三周（六月中旬），按照学生处统一安排及时将毕业生的资料归档。

第十八条  毕业生离校时将按照毕业派遣的要求转递到相关就业部门，并及时将档案转递的回执寄回。

第十九条  因各类原因需要暂缓转出的学生档案，须资料补办齐全后，由本人持毕业证原件，到学生处办理相关派遣手续。

第二十条  每年6月15日前，教务处将因成绩不合格而不能如期毕业的学生名单通知到学生处，并附带情况说明。在规定的期限内学生通过补考且符合毕业条件，教务处应及时书面通知学生处，并重新打印合格成绩单。学生处更换学习成绩表并取出结业的相关材料后，其档案转出按毕业生的基本流程办理；对于在规定的期限内因各种原因不能毕业的学生，由相关部门确认后书面通知学生处，学生处在《毕业生登记表》中填入不准予毕业结论。学生处在归齐这类学生的材料后，将档案寄回该生生源所在地的人才交流中心，也可根据学生或用人单位的要求直接转出。

第二十一条  毕业生团组织关系由各系团总支负责将团组织关系装入毕业生档案，系团总支书记负责审核把关，确保无误。

第二十二条  学生处学籍管理人员负责有关档案问题的来人、来电、来函查询工作，各有关部门积极配合。

第五章  学生档案查阅办法

第二十三条  查阅、借阅档案的手续

1.各部门因工作需要查阅档案的，须经部门负责人批准同意并按规定办理审批手续后，持手续到所在系部申请查阅学生档案，填写档案查询记录。

2.查阅档案的教师应严格遵守查阅纪律，确保档案原始记录的真实性；未经学生处批准，不允许复印、拍照学生档案材料；不得查阅与本人有亲属关系的档案。

3.学生档案按规定应在档案室内查阅，如遇有特殊情况必须借出时，须经系部负责人批准，履行借阅手续后方可借出，借阅档案应在当日内归还。

4.借档人应严格遵守保密制度和阅档规定，妥善保管，确保档案的安全，借出的档案不得带出学院，不得转借他人或向他人泄漏档案内容，不得转交他人代为归还。

5.借档人对待档案材料要认真负责。阅档时不得涂改、添注、勾划、损坏档案材料，不得随意抽出或增加档案零星材料。查阅两份以上档案时，不要同时打开，防止装错或丢失。如发现档案中有问题，应及时向档案管理人员说明，由档案管理部门按有关规定处理，借阅人不得擅自作主进行处理。

6.校外单位、公安机关、公证机关来校查阅学生档案应持单位介绍信，经学生处批准后在相关部门带领下到所在系部档案室查阅，档案不得带出学院。

第六章  档案关系变动的管理

第二十四条  因学籍变动而需要档案关系变动的，由学生处下发书面通知后为其办理变更。

第二十五条  在校学生因申请出国而需将档案转出的，由于国家目前尚无明文规定，可由学生本人与学生处档案室双方参照国家有关规定协商解决档案的存放问题。

第七章  附  则

第二十六条  本办法自2012年9月起执行，2017年7月修订，由学生处、团委负责解释。